Opfølgning på digitalt møde den 14. maj 2024

Vi afholdt i går det første af to møder omkring gennemgangen af Tast selv.
Her kom flere gode inputs til systemet, som vi her vil følge op på.

Hjælpetekster i systemet
I er generelt meget velkomne til at komme med gode forslag til tekster i systemet, som kan lette sagsgangen for ansøger – eller påpege, hvis formuleringer er misvisende.
Det er blot vigtigt, at hjælpeteksterne til ansøger ikke bliver for detaljerede, da det herefter vil være både svært og dyrt, hvis vi ændrer praksis.

Dato for ansøgers indsendelse af udbetalingsanmodning
Ansøger trykker ”gem” på sin udbetalingsanmodning, og har i teorien mulighed for at ændre lige indtil koordinator indsender til styrelsen.
Der var en del forvirring omkring, hvilken dato vi i styrelsen forholder os til, når det tjekkes om ansøger har indsendt anmodningen rettidigt.
Vores sagsbehandlere kan ikke se datoen for, hvornår ansøger har trykket ”gem”, men denne dato er tilgængelig for jer koordinatorer.

Indtil der forhåbentligt laves en bedre løsning, vil proceduren være som følger:
Indtil den 1. november 2025
Vi vil i styrelsen kunne se, at udbetalingsanmodningen er modtaget hos os inden for projektperioden – og I behøver ikke dokumentere yderligere.
Fra den 1. november 2025: 
Hvis udbetalingsanmodningen sendes senere end 26 måneder efter tilsagnet er givet, skal koordinator sende et skærmdump af datostemplet for, hvornår ansøger har trykket ”gem” i Tast selv.

Appendix sagen – oprettes der en ny?
Der blev spurgt til, om projektholder uploader til den oprindelige sag i Appendix, eller om der oprettes en ny.
Svaret er; at der oprettes en ny sag i Appendix, når projektholder vælger ”Udbetalingsanmodning”.

Digitalt regnskab
Der blev spurgt ind til reglerne omkring digitalt regnskab, da der for større virksomheder fra 2025 bliver krav om et digitalt regnskabssystem.
Her henvises til vejledningen, som beskriver kravene til ansøger i 7.3:

Du skal føre regnskab for udgifterne i dit projekt 
Du skal føre et digitalt regnskab for de udgifter, som vedrører dit projekt. Det kan fx ske i et regnskabssystem, på en bankkonto eller i Excel. Hvis regnskabet indeholder udgifter, som ikke vedrører projektet, kan du markere hvilke udgifter, der vedrører projektet, fx med en passende regnskabskode (særligt tal eller bogstav) ud for alle projektrelaterede posteringer. Vores krav om digitalt regnskab skal understøtte, at du som projektholder har styr på projektets udgifter. Du skal indsende et skærmprint af dit regnskab for projektet, når du søger om at få tilskuddet udbetalt. Hvis du ikke har et digitalt regnskab, kan du risikere, at dit tilskud bliver nedsat.  

Skemaer til ansøger
Der er på livogland lagt skemaer ud, så ansøger fra i dag kan komme i gang med at indsende udbetalingsanmodninger.
Gå direkte HER.

Skemaer til koordiantor og bestyrelse
I forbindelse med bestyrelsens godkendelse af projektets formål, blev det på mødet foreslået at bruge besigtigelsesrapporten som dokumentation, for projekter over 100.000 kr.
Dette forslag er vi gået videre med og arbejder lige nu på en ny version af besigtigelsesrapporten, som kan opfylde begge formål.

Til projekter under 100.000 kr. skal bestyrelsen underskrive en indstillingsblanket, som koordinator vedhæfter i Appendix.

Begge dokumenter forventes at være klar på VIOLA fra i morgen.

Guides til systemet
Der er lagt ”Tast selv klikguides” til koordinator på VIOLA og til ansøger på livogland.

Videoguides til både ansøger og koordinator vil forventeligt være klar i uge 22.

Opfølgning på gennemgang af Tast selv
Vi har indkaldt til endnu en gennemgang af systemet den 29. maj kl. 10.00, hvor alle er velkomne.