Hvad skal aktionsgruppen gøre, når der kommer en aktindsigt?

►Hent skabelon vedr. aktindsigt her

Reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven og forvaltningsloven gælder for de lokale aktionsgrupper.

Hvis den lokale aktionsgruppe modtager en aktindsigtsanmodning, skal den lokale aktionsgruppe selv besvare den, hvis der fx er tale om en ansøgning, som på grund af afslag fra den lokale aktionsgruppe ikke er sendt videre til Plan- og Landdistriktsstyrelsen.
Hvis ansøgningen er sendt videre til Plan- og Landdistriktsstyrelsen og anmodningen om aktindsigt retter sig mod den fulde sag inkl. fx tilsagn mv., skal den lokale aktionsgruppe sende aktindsigtsanmodningen videre til Plan- og Landdistriktsstyrelsen.
Den lokale aktionsgruppe skal først undersøge om anmodningen indeholder de nødvendige identifikationsoplysninger. Anmodningen kan afslås, hvis det vil nødvendiggør et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, og hvis anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål.

Hvis identifikationskravet er opfyldt, og aktindsigtsanmodningen er tilpas afgrænset, skal den lokale aktionsgruppe overveje, om der er ret til aktindsigt. Der er som udgangspunkt ret til aktindsigt, hvis man kan svare ja til, at følgende fire betingelser er opfyldt:

1) Dokumentet er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed.
2) Dokumentet er undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed.
3) Der er tale om et dokument i offentlighedslovens forstand (dokumentbegrebet).
4) Dokumentet vedrører den pågældende sag, der er anmodet om aktindsigt i.

Hovedreglen er, at alle eksisterende dokumenter skal udleveres.

Der er følgende undtagelser til hovedreglen:

Visse sager: Fx straffesager, lovgivningssager og ansættelsessager.
Visse dokumenter: Fx interne arbejdsdokumenter, som ikke foreligger i endelig form.
Visse oplysninger: Fx oplysninger vedr. private forhold og forretningshemmeligheder.

Hvis den lokale aktionsgruppe har fundet frem til, at et dokument kan undtages fra aktindsigt, skal den lokale aktionsgruppe i en række tilfælde udlevere visse oplysninger som følge af ekstraheringspligten.

Ekstrahering betyder, at man trækker visse oplysninger ud af et dokument og giver aktindsigt i disse oplysninger, selvom dokumentet er undtaget fra aktindsigt. Dvs. at der kun meddeles aktindsigt i visse dele af et dokument.

Retten til aktindsigt er begrænset af særlige bestemmelser om tavshedspligt, jf. offentlighedslovens § 35. Hvis en oplysning er omfattet af en særlig bestemmelse om tavshedspligt, må der ikke gives aktindsigt i oplysningen.

Hvis den lokale aktionsgruppe ikke giver fuld aktindsigt (ved afslag eller ved undtagelse af dokumenter/oplysninger), skal den lokale aktionsgruppe anføre klagevejledning og retsgrundlag ved besvarelse af aktindsigtsanmodningen. Kontakt Netværkscenteret for en skabelon.

Retsgrundlaget for undtagelse af sager, dokumenter og oplysninger fremgår af offentlighedslovens § 19-34 og forvaltningslovens § 11-15. Forvaltningsloven anvendes, hvis den, der har bedt om aktindsigt, er part i sagen, og offentlighedslovens anvendes, hvis den, der har bedt om aktindsigt, ikke er part i sagen.

Den lokale aktionsgruppe kan få vejledning om aktindsigtsanmodninger ved henvendelse til Plan- og Landdistriktsstyrelsen.