Brevskabelon til afgørelse om aktindsigt - Forvaltningsloven

Brevskabelon til svar, hvis fristen på 7 arbejdsdage ikke kan overholdes

Reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven og forvaltningsloven gælder for De Lokale Aktionsgrupper.

Forvaltningsloven anvendes, hvis den, der har bedt om aktindsigt (aktindsigtsanmoder), er part i sagen. Hvis aktindsigtsanmoder ikke er part i sagen, men der er givet en skriftlig fuldmagt fra parten i sagen, skal der også gives aktindsigt til aktindsigtsanmoder efter forvaltningsloven.

Når Den Lokale Aktionsgruppe (LAG) modtager en aktindsigtsanmodning, skal LAG’en selv besvare den, jf. forvaltningsloven § 16, stk. 1.

Hvis ansøgningen er sendt videre til Plan- og Landdistriktsstyrelsen og anmodningen om aktindsigt retter sig mod den fulde sag, inkl. fx tilsagn m.m., skal LAG’en sende aktindsigtsanmodningen videre til Plan- og Landdistriktsstyrelsen.

Dokumenterne skal udleveres i den form, som parten ønsker. Dette gælder dog ikke, hvis det er umuligt eller meget vanskeligt eller der foreligger tungtvejende modhensyn, jf. forvaltningsloven § 16, stk. 3.

En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den aktindsigtssøgende skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet, jf. forvaltningsloven § 16, stk. 2.

En anmodning om aktindsigt skal angive den sag, hvis dokumenter den pågældende part ønsker at blive gjort bekendt med, jf. forvaltningsloven § 9 a.

Hvis det ikke er tydeligt, hvad der ønskes aktindsigt i, skal LAG’en derfor kontakte aktindsigtsanmoder og spørge, hvad der konkret ønskes aktindsigt i.

Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. 

1) alle dokumenter, der vedrører sagen, og

2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter, jf. forvaltningsloven § 9, stk. 1 og 2.

Hovedreglen er, at alle eksisterende dokumenter skal udleveres.

Visse sager: Fx straffesager, lovgivningssager og ansættelsessager. 

Retten til aktindsigt omfatter ikke interne arbejdsdokumenter.

Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående.

Dokumenter der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde, jf. forvaltningsloven § 12. 

Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelserne i § 12 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når:

1) dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,

2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen, eller

3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, jf. forvaltningsloven § 13.

Hvis LAG’en vurderer, at et dokument kan undtages fra aktindsigt, skal LAG’en i en række tilfælde udlevere visse oplysninger som følge af ekstraheringspligten.

Ekstrahering betyder, at man trækker visse oplysninger ud af et dokument og giver aktindsigt i disse oplysninger, selvom dokumentet er undtaget fra aktindsigt. Dvs. at der kun meddeles aktindsigt i visse dele af et dokument.

• Beslutningsreferat fra et møde: Når det foreligger i endelig form.
• Prioriteringsværktøj hvor der står hvad projekterne har fået af point: Når det er den endelige beslutning der foreligger.
• Dokumenter der er sendt med e-mail eller post til Plan- og Landdistriktsstyrelsen eller andre udenforstående.
• Dokumenter der lægger på en offentlig tilgængelig hjemmeside.
• Et dokument vil også være afgivet til udenforstående, hvis - fx LAG Bestyrelsen - på et møde udlåner det pågældende dokument til eksterne mødedeltagere, der - efter at have læst dokumentet - afleverer det igen ved mødets afslutning. Dokumentet vil derimod ikke anses for afgivet, hvis LAG Bestyrelsen blot læser op fra dokumentet eller i øvrigt gør de eksterne mødedeltagere bekendt med dokumentets indhold.

• Interne mødereferater: Når de ikke foreligger i endelig form, og når der indgår vurderende stillingtagen.
• Prioriteringsværktøj hvor der står hvad projekterne har fået af point: Når der indgår vurderende stillingtagen og dokumentet ikke foreligger i endelig form.
• Interne overvejelser der foreligger inden de endelige beslutninger på sagen, fx fra LAG Bestyrelsen.
• Et dokument er fortsat internt i situationer, hvor afgivelsen af det sker som følge af en lovbestemmelse, der forpligter myndigheden til at afgive dokumentet til brug for en anden myndigheds tilsyns- eller kontrolvirksomhed.

Hvis LAG’en ikke giver fuld aktindsigt (ved afslag eller ved undtagelse af dokumenter/oplysninger), skal LAG’en anføre klagevejledning og retsgrundlag ved besvarelse af aktindsigtsanmodningen. 

Den Lokale Aktionsgruppe kan få yderligere vejledning om aktindsigtsanmodninger ved henvendelse til Plan- og Landdistriktsstyrelsen.

Brevskabelon til afgørelse om aktindsigt - Offentlighedsloven

Brevskabelon til svar, hvis fristen på 7 arbejdsdage ikke kan overholdes

Reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven og forvaltningsloven gælder for de lokale aktionsgrupper.

Offentlighedslovens anvendes, hvis den, der har bedt om aktindsigt, ikke er part i sagen.

Når den lokale aktionsgruppe (LAG) modtager en aktindsigtsanmodning, skal LAG’en selv besvare den.

Hvis ansøgningen er sendt videre til Plan- og Landdistriktsstyrelsen og anmodningen om aktindsigt retter sig mod den fulde sag inkl. fx tilsagn mv., skal LAG’en sende aktindsigtsanmodningen videre til Plan- og Landdistriktsstyrelsen.

En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet, jf. offentlighedsloven § 36, stk. 2.

En anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører, jf. offentlighedsloven § 9, stk. 1. 

Hvis det ikke er tydeligt, hvad der ønskes aktindsigt i, skal LAG’en derfor kontakte aktindsigtsanmoder og spørge, hvad der ønskes aktindsigt i.

Behandlingen af en anmodning om aktindsigt kan afslås, i det omfang:

1) behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug eller

2) anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål el.lign., jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2.

Hvis identifikationskravet er opfyldt, og aktindsigtsanmodningen er tilpas afgrænset, skal LAG’en overveje, om der er ret til aktindsigt. Der er som udgangspunkt ret til aktindsigt, hvis man kan svare ja til, at følgende fire betingelser er opfyldt:

1. Dokumentet er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed.
2. Dokumentet er undergivet administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed.
3. Der er tale om et dokument i offentlighedslovens forstand (dokumentbegrebet).
4. Dokumentet vedrører den pågældende sag, der er anmodet om aktindsigt i. 

Hovedreglen er, at alle eksisterende dokumenter skal udleveres.

Visse sager: Fx straffesager, lovgivningssager og ansættelsessager.

Visse dokumenter: Fx interne arbejdsdokumenter, som ikke foreligger i endelig form. Dokumenter der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde.

Visse oplysninger: Fx oplysninger vedr. private forhold og forretningshemmeligheder.

Hvis LAG’en vurderer, at et dokument kan undtages fra aktindsigt, skal LAG’en i en række tilfælde udlevere visse oplysninger som følge af ekstraheringspligten.

Ekstrahering betyder, at man trækker visse oplysninger ud af et dokument og giver aktindsigt i disse oplysninger, selvom dokumentet er undtaget fra aktindsigt. Dvs. at der kun meddeles aktindsigt i visse dele af et dokument.

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om:

1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold og

2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.lign., for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes, jf. offentlighedsloven § 30.  

LAG’en skal først tage stilling til, hvorvidt der er tale om oplysninger vedrørende forretningsforhold m.v. som nævnt ovenfor.

Hvis det er tilfældet, skal LAG’en foretage en vurdering af, om en aktindsigt i disse oplysninger må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der - typisk af konkurrencemæssige grunde - påføres den pågældende person eller virksomhed navnlig økonomisk skade af nogen betydning. Hvis det er tilfældet, skal der foretages en høring af virksomheden. Anvend skabelon hertil.

LAG’en skal som hovedregel ikke underrette eller i øvrigt inddrage den person, oplysningerne angår, når LAG’en modtager en anmodning om aktindsigt, eller når der er truffet afgørelse om aktindsigt, medmindre der er tale om de nævnte tilfælde ovenfor - dvs. personoplysninger eller virksomhedsoplysninger.

1. dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
2. dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som der har været pligt til at notere efter offentlighedsloven § 13,
3. dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder,
4. dokumenterne indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper eller
5. dokumenterne indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder, jf. offentlighedsloven § 26.

• Beslutningsreferat fra et møde: Når det foreligger i endelig form.
• Prioriteringsværktøj hvor der står hvad projekterne har fået af point: Når det er den endelige beslutning der foreligger.
• Dokumenter der er sendt med e-mail eller post til Plan- og Landdistriktsstyrelsen eller andre udenforstående.
• Dokumenter der lægger på en offentlig tilgængelig hjemmeside.
• Et dokument vil også være afgivet til udenforstående, hvis - fx LAG Bestyrelsen - på et møde udlåner det pågældende dokument til eksterne mødedeltagere, der - efter at have læst dokumentet - afleverer det igen ved mødets afslutning. Dokumentet vil derimod ikke anses for afgivet, hvis LAG Bestyrelsen blot læser op fra dokumentet eller i øvrigt gør de eksterne mødedeltagere bekendt med dokumentets indhold.

• Interne mødereferater: Når de ikke foreligger i endelig form, og når der indgår vurderende stillingtagen.
• Prioriteringsværktøj hvor der står hvad projekterne har fået af point: Når der indgår vurderende stillingtagen og dokumentet ikke foreligger i endelig form.
• Interne overvejelser der foreligger inden de endelige beslutninger på sagen, fx fra LAG Bestyrelsen.
• Et dokument er fortsat internt i situationer, hvor afgivelsen af det sker som følge af en lovbestemmelse, der forpligter myndigheden til at afgive dokumentet til brug for en anden myndigheds tilsyns- eller kontrolvirksomhed.

Hvis LAG’en ikke giver fuld aktindsigt (ved afslag eller ved undtagelse af dokumenter/oplysninger), skal LAG’en anføre klagevejledning og retsgrundlag ved besvarelse af aktindsigtsanmodningen.  

Den Lokale Aktionsgruppe kan få vejledning om aktindsigtsanmodninger ved henvendelse til Plan- og Landdistriktsstyrelsen.